Al ruim 50 jaar is de Nationale Entertainment Card – voorheen de Nationale Platenbon, de Nationale DVD en CD Bon en Nationale Entertainmentbon – één van de succesvolste geschenkbonnen van Nederland. Miljoenen en miloenen mensen kochten er een om iemand anders te verrassen. En dat doen zij nog steeds.

Voor de verspreiding en inname van de miljoenen Entertainment-cards die jaarlijks over de toonbank gaan ontwikkelde ITOA het volledige systeem inclusief financiële afwikkeling en managementinformatie.

Het systeem bevat uitgebreide fraudedetectie-faciliteiten. Door een uitgekiend voorraadbeheer en het gebruik van gemechaniseerde leesapparatuur grenst de productiviteit van de medewerkers aan het ongelofelijke. Als onderdeel van het Extranet van de Stichting Nationale Platebon realiseerde ITOA een interactieve bestelpagina voor aangesloten leden.

In 2006/2007 is het systeem voor papieren bonnen na meer dan 10 jaar trouwe dienst volledig opnieuw ontwikkeld met de laatste stand van de techniek om in te kunnen spelen op allerlei nieuwe ontwikkelingen op het gebied van cadeaubonnen. Internet speelt daarbij een belangrijke rol.

In 2008 is de nieuwe digitale Nationale Entertainment Card geïntroduceerd. Deze biedt de mogelijkheid tot zogenaamde micro-payments en verzilvering via het Internet. Daardoor wordt de card nu ook bruikbaar voor webwinkels als Bol.com. De evolutie van bon naar card illustreert mooi de manier waarop de systemen die ITOA ontwikkeld mee kunnen groeien met de eisen van de tijd. Zonder dat dat om volledig nieuwe systemen vraagt.

BeePeR komt voor uit het continue proces van verbeteren van de bedrijfsvoering bij Wagenbouw Hapert. ITOA is daarbij al ruim twintig jaar de sparringpartner van Wagenbouw Hapert als het gaat om continu optimaliseren van de bedrijfsprocessen met behulp van IT.

Kenmerken

De filosofie achter BeePeR is eenvoud. De gebruiker moet op een vriendelijke manier ondersteund worden in zijn werkzaamheden, zodanig dat het werk op een efficiënte manier verricht kan worden. De belangrijkste kenmerken van BeePeR zijn:

• Overzichtelijkheid
• Korte inleertijd en zeer efficiënte implementatie
• Afgestemd op het opleidingsniveau van de gebruiker
• Uitgebreide zoekmogelijkheden (o.a. een unieke objectbrowser)
• Flexibiliteit: de gebruiker is “in control”
• AO-maatregelen (autorisatie, logging, verbandscontroles, etc.)

Functionaliteit

BeePeR beschikt o.a. over de volgende functionaliteiten:

Productie- en planning (elektronisch planbord)

BeePeR biedt een krachtige productiemodule met elektronische planbord. BeePeR maakt het mogelijk om op eenvoudige wijze producten zowel op serie (standaard)- als op stuk (klantspecifiek) basis te produceren. Dit alles wordt aangestuurd vanuit de stambestanden. Daar kunnen namelijk de productie-stappen opgegeven worden. Aan de hand van de bewerkingslijsten plant BeePeR automatisch de werkzaamheden in. BeePeR genereert zo de voorcalculatie van de manuren en regelt tevens de productieplanning. Uiteraard kan er door de gebruiker op deze planning worden ingegrepen.

Inkoop

BeePeR beschikt over functionaliteiten die het inkoopproces versnellen. Zo kunnen besteladviezen worden gegenereerd, bestellingen worden gemaild naar leveranciers en ontvangsten worden geregistreerd. Daarnaast kan binnen BeePeR de factuurontvangst, fiattering en factuurbetaling worden gerealiseerd.

Verkoop

Klantgegevens kunnen binnen BeePeR op eenvoudige wijze worden geregistreerd en opgezocht. Het orderinvoerscherm van BeePeR blinkt uit als het gaat om gebruiksgemak. Men kan bijvoorbeeld op orderniveau klantspecifieke producten samenstellen, waarbij BeePeR automatisch een resultaatberekening verzorgt.

Distributie

Voor het uitleveren van goederen beschikt BeePeR over verschillende functionaliteiten. Zo kunnen o.a. ritplanningen met bijbehorende documenten (ritlijsten, pakbonnen, etc.) worden aangemaakt. Ritten die zijn uitgevoerd kunnen worden gereedgemeld binnen BeePeR. Dit kans tevens het factuurmoment zijn.

Financiële administratie

Boekingen die voortkomen uit het primaire proces worden door BeePeR automatisch aangemaakt. Daarnaast beschikt BeePeR over functionaliteiten om uw gehele administratie te voeren (aanmaken van grootboekrekeningen met verdichtingen, dagboeken, doen van (periodieke) memoriaalboekingen, etc.). Met BeePeR is dus geen apart financieel pakket meer nodig.

Human Resource Management

BeePeR beschikt over zeer complete HRM-functionaliteiten. Voorbeelden hiervan zijn: tijd- en taakregistratie, het indelen van werknemers in afdelingen, ploegen en teams, het toekennen van roosters, registreren van ziektemeldingen met speciale aandacht voor de wet “poortwachter”, registreren van salarisgegevens, etc.. Daarnaast kunnen er productiviteitskengetallen worden gegenereerd die bijvoorbeeld kunnen bieden als basis van functioneringsgesprekken.

Managementinformatie

BeePeR biedt een scala aan mogelijkheden op het gebied van managementinformatie.

De gebruiker kan zelf rapporten samenstellen en deze eventueel exporteren als draaitabel naar MS Excel (ITOA realiseerde bijvoorbeeld voor Wagenbouw HAPERT een datawarehouse t.b.v. de uitgebreide wekelijkse interactieve management informatie m.b.t. orderintake, productie en omzetten op basis van draaitabellen).

In aansluiting op het eveneens door ITOA gerealiseerde ERP-systeem BeePeR verzorgde ITOA vanaf 2003 de configuratorsite voor de aanhangwagens van Wagenbouw HAPERT. Deze 4-talige site bood voor die tijd zeer innovatieve mogelijkheden voor dealers of eindconsumenten om aanhangwagens samen te stellen uit het assortiment van Wagenbouw HAPERT. Offerte-aanvragen van eindconsumenten konden gecontroleerd worden doorgezet naar de gewenste dealer. Geaccepteerde offertes konden met een minimum aan inspanning worden omgezet in bestellingen die vanuit de configurator volledig automatisch konden worden ingelezen in het ERP-systeem voor de verdere afhandeling.

Inmiddels is de verdere ontwikkeling van deze configurator in handen gegeven van een andere partij, maar zijn de meer dan 15 jaar oude ontwerpbeginselen intact gebleven. Een voorbeeld van de “duurzaamheid” van de door ITOA voorgestelde, uitontwikkelde en gerealiseerde oplossingen voor organisatieverbetering.

Voor Aristo Accommodaties realiseerde ITOA een volledig grafisch zaal-reserveringssyteem: ReserVisto. Het systeem is volledig in Windows32-programmatuur geschreven en is sinds augustus 1998 operationeel.

Het “mooiste” deel bestaat uit twee grafische schermen (dag- plattegrond en meerdaagse tabel) waarmee niet alleen de zaalbezetting kan worden bekeken, maar waarmee zelfs de reserveringen (inclusief alle draaiboek afspraken) met de muis kunnen worden verplaatst.

Speciale aandacht is besteed aan geïntegreerde maaltijdplanning en het optimaal werken met opties/overboekingen, gescheiden functionaliteit voor holding en vestigingen, etc..

Reservisto is continu in ontwikkeling gebleven. Zo zijn er in een later stadium een kassasysteem aangesloten op het pakket en is er een nieuwe CRM module (Customer Relation Management) geïntegreerd.

Opgericht in 1996 was ITOA een van de eerste pioniers in het toepassen van Internet technologie voor zakelijke doeleinden. In 1998, vier jaar nadat het Internet toegankelijk werd voor het grote publiek in Nederland, realiseerde ITOA voor Airmiles de mogelijkheid om producten aan te bieden via vier kanalen:

• Aanschaffen in een fysieke winkel, waarbij het saldo werd bijgewerkt via het Internet
• Traditionele Wehkamp-achtige verzendhuis bestellingen met bonnen 
• Bestellen uit een folder of catalogus via een voice-response systeem 
• Bestellen via een interactieve website met voor die tijd ongekend veel visuele informatie.

De Airmiles shop was een tijdlang de op twee na grootste commerciële website van Nederland, met een voor die tijd indrukwekkende Internet order-intake van 50.000 orders/jaar.

De beheersmodule voor de interactieve Airmiles producten bestelsite bevatte functionaliteiten voor assortimentsbeheer (teksten, commerciële indelingen, fotomateriaal in meerdere resoluties) en integratie met de eveneens door ITOA gerealiseerde backoffice voor het fulfillment van de orderuitlevering.